หากการเลือกสถานที่จัดประชุมในเมืองว่ายากแล้ว การเลือกสถานที่จัดประชุมต่างจังหวัดที่ตอบโจทย์ทั้งความพร้อมในอุปกรณ์ประชุม และทิวทัศน์สำหรับพักผ่อนที่น่าพึงพอใจนั้น เรียกได้ว่ามีรายละเอียดมากมายให้เลือกพิจารณาอีกมาก ค่อนข้างเป็นโจทย์ที่ยากสำหรับมือใหม่เลยทีเดียว
บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการเลือกห้องประชุมสำหรับมือใหม่ โดยเฉพาะห้องประชุมในชลบุรี สถานที่จัดประชุม และพักผ่อนใกล้กรุงเทพฯ ยอดฮิต ที่เป็นการเปลี่ยนบรรยากาศไปทำงานพร้อมกับพักผ่อนในตัว
ปัจจัยสำคัญในการเลือกห้องประชุม
- ขนาดห้อง และจำนวนผู้เข้าร่วม
ขนาดของห้องควรสอดคล้องจำนวนกับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อไม่ให้รู้สึกอึดอัดเกินไปจากที่นั่งที่ไม่เพียงพอ หรือรู้สึกโล่งจากที่นั่งในห้องประชุมที่กว้างเกินไป เช่น
- ห้องประชุมเธียเตอร์ (10 – 150 คน) เหมาะกับการประชุมสัมมนาบริษัท งานอบรม ที่เน้นโฟกัสผู้พูดเป็นหลัก
- ห้องประชุมคลาสรูม (9 – 130 คน) เหมาะกับการประชุมที่มีการระดมความคิด สัมมนา โปรแกรมพัฒนาองค์กรที่มีการทำเวิร์คช็อปในงาน
- ห้องประชุมคอนเฟอร์เรนซ์ และรูปตัว U (12 – 60 คน) เหมาะกับการประชุมที่เน้นการตอบโต้สื่อสารกัน และระดมความคิดระหว่างสมาชิกในองค์ประชุม เหมาะกับงานอบอรม และงานประชุมบริษัท
- ห้องประชุมแบบค็อกเทล (15 – 150 คน) เหมาะกับงานเลี้ยงสังสรรค์
- งบประมาณและราคาค่าเช่า
การเลือกห้องเช่านั้นควรพิจารณาความสอดคล้องของงบกับสถานที่ และคุณภาพของอุปกรณ์ อย่าลืมสอบถามราคาโปรโมชั่น เพื่อให้ได้ราคาที่คุ้มค่า สามารถตอบโจทย์ได้ทั้งการประชุม และความประทับใจ
- ทำเลที่ตั้ง และความสะดวกในการเดินทาง
สถานที่ให้เช่าห้องประชุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งในชลบุรีนั้น ควรเดินทางจากทางด่วนกรุงเทพฯ ได้สะดวก และตั้งอยู่ในจุดที่สามารถเดินทางในชลบุรีได้ง่าย มีสถานที่ท่องเที่ยวโดยรอบหรือสามารถเดินทางต่อไปยังเมืองท่องเที่ยวอื่นๆ ได้
- สิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐาน
สิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐานนั้นสามารถเป็นทั้งสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการประชุมโดยตรง เช่น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบเครื่องเสียง เครื่องโปรเจคเตอร์ ฯลฯ รวมถึงสิ่งอื่นๆ ได้แก่ มื้ออาหาร บริการเสริม ฯลฯ
เทคนิคการเลือกจองห้องประชุมชลบุรี
- การจองล่วงหน้า
การจองล่วงหน้านั้นเป็นการตกลงกับสถานที่จัดห้องประชุมเพื่อยืนยันความชัดเจนว่าเราจะได้ใช้ห้องประชุมในวัน และเวลาที่ต้องการ นอกจากนี้ สถานที่ที่จัดห้องประชุมบางที่ก็มีการจัดโปรโมชั่นราคาพิเศษสำหรับการจองล่วงหน้า ดังนั้น การสอบถามถึงข้อมูลการจองล่วงหน้าก็สามารถช่วยอำนวยความสะดวก และได้สิทธิพิเศษมากขึ้น
- ราคาเฉลี่ยตามขนาดห้องและพื้นที่
ควรพิจารณาราคาของที่ประชุมตามราคาเฉลี่ยของขนาดห้อง และพื้นที่ ดังนั้น ผู้ที่ประสานงานเช่าห้องประชุมควรรู้จำนวนองค์ประชุมและขนาดห้องที่ต้องการ เพื่อความแม่นยำในการเปรียบเทียบ และประเมินราคา
- แพ็คเกจเสริม และบริการพิเศษ
สถานที่จัดห้องประชุมหรือโรงแรมแต่ละที่นั้นมีแพ็คเก็จ และบริการที่แตกต่างกัน ซึ่งข้อเสนอพิเศษเหล่านี้ก็จะเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้ผู้ที่ต้องการจัดประชุมตัดสินใจได้ง่ายยิ่งขึ้น
ข้อควรระวังในการเลือกห้องประชุม
- ข้อจำกัดด้านเทคโนโลยี
อุปกรณ์เทคโนโลยีทุกชิ้นถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญในการประชุม หากอย่างใดอย่างหนึ่งขัดข้องนั้นก็สามารถทำให้การประชุมสะดุดได้เลยเช่นกัน
- ข้อจำกัดด้านสถานที่ และสิ่งรับรองต่าง ๆ
ข้อจำกัดด้านสถานที่ ได้แก่ สถานที่จอดรถไม่เพียงพอ ทำเลที่ตั้งที่เดินทางลำบาก รวมถึงบริการรับรองที่ไม่คุ้มค่ากับราคาเท่าที่ควร
- นโยบายยกเลิก และเลื่อนการจอง
การจองห้องประชุมนั้นข้องเกี่ยวกับทีมงานหลายฝ่าย อาจเกิดเหตุไม่คาดฝันที่ส่งผลกระทบกับการประชุมได้ จึงควรสอบถามถึงนโยบายดังกล่าวเพื่อความครอบคลุม
- ค่าใช้จ่ายแฝงที่อาจเกิดขึ้น
ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมาในรูปแบบของค่าบริการ ค่าอาหาร หรือสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม ซึ่งทางฝ่ายประสานงานควรสอบถามข้อมูลให้ครอบคลุม และชัดเจน
Cape & Kantary Hotels สถานที่จัดห้องประชุมชลบุรี พร้อมดูแลการประชุมทุกรูปแบบด้วยอุปกรณ์ และทีมงานคุณภาพ
เลือกจองห้องประชุมชลบุรีกับ Cate & Kantary Hotels ที่มีห้องประชุมให้เลือกถึง 6 แบบ รองรับผู้เข้าประชุมได้ตั้งแต่ 10 คน ถึง 200 คน ทั้งยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็น มื้ออาหาร ที่พัก อุปกรณ์การประชุม และอื่นๆ ที่ได้รับการดูแลด้วยทีมงานคุณภาพมากประสบการณ์เพื่อให้การประชุมนั้นราบรื่น และน่าประทับใจสูงสุด
